Waarom inschatten in punten (en niet in uren)

Binnen Made by Mouses werken we volgens de Scrum-methodiek, waarbij we werk niet inschatten in uren, maar in punten. Dit doen we omdat het schatten in uren vaak leidt tot onnauwkeurigheden en misverstanden. Waarom is dat zo? Mensen zijn van nature slecht in het inschatten van absolute eenheden, zoals tijd.

Denk bijvoorbeeld aan het inschatten van volumes. Hoeveel liter water gaat er in een emmer vergeleken met een glas? Het exacte aantal liters inschatten is lastig, maar we kunnen wel gemakkelijk zeggen dat een emmer ongeveer tien keer zoveel water kan bevatten als een glas. Of neem hoogten: we zien direct of een lantaarnpaal hoger is dan een verkeersbord, maar het exacte aantal meters is vaak moeilijk te bepalen. Dit laat zien dat ons brein beter werkt met relatieve inschattingen dan met absolute getallen, zoals uren.

Waarom wij niet in uren schatten

Het schatten in uren heeft niet alleen te maken met de beperkingen van absolute inschattingen, maar brengt ook andere nadelen met zich mee. Uren suggereren een voorspelbaarheid die in de praktijk vaak niet bestaat. Stel, een taak wordt geschat op 40 uur. Het lijkt misschien eenvoudig om dat werk in één dag af te ronden met vijf personen. Toch is dit in werkelijkheid vrijwel nooit het geval.

De redenen hiervoor zijn duidelijk: wij werken zelden acht volle uren per dag productief. Er zijn altijd verstoringen, afhankelijkheden en onverwachte obstakels. Bovendien schatten mensen vaak optimistisch en vergeten daarbij andere werkzaamheden die ook nodig zijn om een taak te voltooien. Dit maakt uren een onbetrouwbare maat om werk te plannen en voorspellingen te doen.

Daarom kiezen wij ervoor om werk te schatten in punten. Punten bieden een relatieve maat voor de omvang van een taak, waardoor we eerdere prestaties en doorlooptijden kunnen gebruiken om toekomstig werk beter te plannen.

Hoe wij met punten werken

Bij ons team hanteren we een duidelijke en beproefde werkwijze voor het inschatten in punten. We schatten de omvang van werk (relatief) gezamenlijk als team en gebruiken daarvoor een schaal met toenemende intervallen, zoals ½, 1, 2, 3, 5 en 8. Dit betekent dat kleinere taken nauwkeuriger kunnen worden geschat, terwijl bij grotere taken de onzekerheid op een natuurlijke manier wordt meegewogen. Het verschil tussen 1 en 2 punten is bijvoorbeeld significant, terwijl het verschil tussen 50 en 51 punten in de praktijk nauwelijks van belang is.

Wat betekenen deze punten concreet? Punten staan voor de relatieve grootte van een taak, los van de tijd die het exact kost. De doorlooptijd berekenen we door de afgeronde issues (punten) in de sprint te delen door de gemiddelde snelheid (tijd) van het team, dit geeft een zogeheten velocity. Hierbij houden we rekening met een marge om onzekerheden op te vangen.

Een praktijkvoorbeeld

Om dit proces te verduidelijken, een voorbeeld uit ons dagelijks werk. Stel we geven:

• een motor 1 punt,

• en een bestelbus 5 punten.

Binnen deze schaal kunnen andere objecten eenvoudig worden ingedeeld.

• Een scooter zou bijvoorbeeld 0,5 punt krijgen,

• terwijl een auto waarschijnlijk een 3 scoort,

• een grote vrachtwagen krijgt dan 8 punten.

Hoewel we niet exact weten hoeveel deze objecten wegen of hoe groot ze zijn, kunnen we ze relatief toch goed categoriseren. Op eenzelfde manier schatten wij ons werk in. We maken samen afspraken over wat bijvoorbeeld 1 punt, 3 punten of 8 punten betekenen. Deze referenties gebruiken we om alle taken binnen een sprint te schatten. Op basis van de velocity weten we hoeveel punten we gemiddeld per sprint kunnen voltooien. Hiermee kunnen we nauwkeurige prognoses maken voor toekomstige werkzaamheden en onze planning consistent verbeteren.